Liste des documents

Une ligne de la grille regroupe toutes les informations relative à un document et à son cycle de vie au sein du projet. Le clic sur un document permet de consulter ses informations.

Les différentes sections

Chaque ligne est composée :

• D'une case à cocher vous permettant d'ajouter le document à votre sélection
• De la codification du document (uniquement dans un dossier nomenclaturé)
• Du nom du document
• Des propriétés affichées (indice, date de dépôt, ...)
• Les métadonnées du document (s'il est associé à des métadonnées)
• Le statut de diffusion du document (si le circuit de diffusion papier est activé sur le dossier).
• Du statut du document (uniquement dans un dossier lié à une nomenclature).
• D'un résumé du circuit de validation appliqué au document (uniquement dans un dossier lié à une nomenclature). Ce résumé contient
  • Une tuile pour chacune des validations demandées
  • La couleur du statut de visa émis s'il y en a un
  • Le nombre de jour de retard de chaque validation

L'icône accolée au nom permet de différencier :

Icône	Signification
	Les dossiers
	Les dossiers associés à une nomenclature
	Les documents
	Les documents prévisionnels
	Les dossiers / fichiers archivés

Astuce

Les lignes correspondant à des documents prévisionnels ou à des anciens indices apparaîssent en légère transparence.

Raccourcis

Certaines sections de la ligne d'un document contiennent des raccourcis rapides vers des fonctionnalités particulièrement utilisées.

• Au survol de la ligne, une icône permettant la consultation rapide du document apparaît à côté du nom :
  • si le document est dans un format supporté le clic sur l'icône ouvre directement le document dans un viewer intégré à votre navigateur.
  • si le document est dans un autre format, le clic sur l'icône vous permet de télécharger le document.
• Dans le résumé du circuit de validation, le clic sur la tuile d'un visa émis permet d'afficher un apperçu de ce visa.
• Si un circuit de diffusion papier est activé dans le dossier, le clic le statut de diffusion permet d'ouvir l'interface permettant de réceptionner/consulter le bordereau associé.

Statuts de document

La colonne statut du document vous permet de suivre l'avancée du cycle de vie des documents. Ce statut peut-être issu des statuts paramétrés par l'administrateur du projet si la validation finale a été émise ou être calculé automatiquement par la plateforme, Sofya Docs dispant d'une liste de statut permettant de qualifier l'état des différents documents.

Code	Occurence	Couleur & Illustration
	Lorsque la date du jour est antérieure à la date dépôt attendue d'un document prévisionnel
	Lorsqu'un l'échéance de dépôt d'un document prévisionnel est dépassée
	Lorsque qu'aucune demande de visas n'est faite pour un document
	Lorsqu'il n'y a pas de consensus dans les visas pris en compte
	Lorsque des visas finaux sont en attentes
	Lorsque des visas finaux sont en retards
	Lorsqu'aucun visa n'est fait pour un document et qu'il s'agit d'un ancien indice

Statuts de diffusion

La colonne bordereau vous permet de suivre l'avancée du circuit de diffusion papier (ci celui-ci est mis en place sur le projet).

Code	Occurence	Couleur & Illustration
	Lorsque des diffusions sont en attente, que l'utilisateur connecté est autorisé à les faire et qu'il peut émettre des bordereaux
	Lorsque des bordereaux sont en attente de saisie des dates de réception papier et que l'utilisateur connecté fait partie des sociétés destinatrices
	Lorsque l'ensemble des dates de réception papier des différents bordereaux dont l'utilisateur connecté est destinataire sont correctement renseignées
	Lorsque l'ensemble des dates de réception papier des différents bordereaux dont l'utilisateur connecté est destinataire sont correctement renseignées mais que des documents ont été marqué comme manquant
	Lorsque l'ensemble des diffusions ont été faites, les dates de réception papier correctement renseignées et qu'aucun document n'a été marqué comme manquant

Etiquette de visa

Vous pouvez consulter les visas émis ou en attente directement depuis l'explorateur de fichiers.
Ce récapitulatif contient :

• Le statut
• La description du statut
• La validation émettrice
• Le mail de l'émetteur du visa
• La date d'émission
• Les jours de retard (en cas de retard uniquement)
• La date de réception du document
• Le commentaire du visa

Le bouton "Voir plus" vous permet d'accéder à l'interface de consultation du visa

s Astuce

Lorsque le code de la validation apparaît en gris et en italique, cela signifie que la validation est bloquée par un SAS.